Como trocar de contabilidade: Tire suas dúvidas

Em muitas situações, trocar de contabilidade deixa de ser um desejo e passa a ser uma necessidade para que a empresa cresça e evolua. Ainda assim, o tema costuma gerar bastante dúvidas entre novos gestores e empreendedores veteranos.

Felizmente, todo negócio consegue mudar de contabilidade com pouco esforço e, acima de tudo, sem gerar prejuízos ou danos à empresa. Especialmente quando você, gestor, opta por confiar em uma contabilidade digital.

Na prática, confiar em uma contabilidade que otimize serviços e garanta processos mais ágeis faz com o negócio conte com menos erros e mais possibilidades para elisões fiscais, afinal os prazos são geridos e antecipados com mais frequência.

Para explicar melhor e reunir todas as informações que você precisa para trocar de contabilidade, a Qualic Contabilidade Digital preparou este artigo e apresenta tudo o que você precisa saber antes de mudar de contador. Então, caso queira responder uma dúvida, leia este artigo até o fim!

Por que devo trocar de contabilidade?

A ideia de trocar de contabilidade deve ser uma prioridade para todo o gestor, uma vez que esta área impacta em todos os outros setores e processos do seu negócio.

Na prática, uma má contabilidade coloca em risco todos os trâmites da empresa, assim como um bom serviço contábil pode garantir economia e um crescimento dentro da legalidade fiscal.

Frequentemente, a mudança de contador surge a partir da carga tributária, que passa a ser maior do que o habitual e faz com que a empresa gaste acima do necessário. Tendo em mente que as alíquotas variam conforme os rendimentos da empresa, os erros trazem prejuízos que podem fazer a diferença em momentos cruciais.

Os casos mais comuns que provocam insatisfação e suspeita surgem ao comparar as taxas com empresas do mesmo segmento. Isto é, em uma conversa franca com outros empreendedores, você descobre que paga valores mais altos, embora o faturamento seja próximo ao de seus concorrentes.

Além disso, vale destacar que os erros contábeis são frequentemente repetidos. Em muitos exemplos, os erros persistem devido aos cálculos serem idênticos ao longo dos dias, meses e anos.

Mesmo os valores mais baixos, uma vez pagos com acréscimos inexistentes, chegam a valores expressivos que, infelizmente, deixam de ser aplicados dentro do próprio negócio.

Porém, vale destacar que os valores extras podem ser estornados, mas os trâmites necessários duram entre 6 meses até 2 anos e meio.

E do mesmo modo que os valores correm o risco de serem pagos a mais, há chances de pagar menos. Assim, ao pagar guias com alíquotas incorretas, você fica com débitos em aberto, podendo ser acrescidos de juros ou acrescentados à Receita Federal.

Nos piores cenários, a empresa pode até mesmo ter os bens vinculados ao negócio leiloados com o propósito de sanar as dívidas ativas.

Quando trocar de contabilidade?

A mudança de contabilidade não é algo que surge da noite para o dia. Pelo contrário, o próprio gestor pode observar sinais que justificam uma troca de contabilidade.

O primeiro passo é ter uma contabilidade alinhada ao objetivo do seu negócio, ou seja, economizar, aumentar o porte, gerar novas sucursais etc. Com isso, todas as ações buscam uma determinada finalidade.

Indo além disso, abaixo você vê os principais sinais que mostram o momento certo para trocar de contabilidade!

1. Atendimento precário

Toda contabilidade precisa ser, essencialmente, antenada às necessidades e vontades da empresa. E tendo em mente que os processos contábeis são complexos e sazonais, a contabilidade precisa estar sempre de prontidão para tirar dúvidas e explicar os processos ativos.

Caso a situação já esteja fragilizada, a empresa pode observar que a relação entre negócio e contabilidade costuma ter um atendimento mais demorado e, em muitos casos, pouco amistoso.

Neste caso, é prudente procurar uma contabilidade que tenha um canal de atendimento mais ágil e um contador mais ativo em relação às necessidades do seu negócio. A partir disso, a comunicação fica mais clara e você soma a contabilidade à empresa.

2. Vencimento constante de prazos

A gestão contábil envolve diferentes datas que marcam a entrega de documentos importantes, como IRPJ, Escrituração Fiscal, entre outras tantas obrigações acessórias.

Esses compromissos acontecem todos os anos e raramente têm os prazos estendidos. E uma vez que as datas são esquecidas, não há como fugir das multas e dos juros de atraso.

O gestor não tem nenhuma obrigação de conhecer e anotar todas essas datas. Pelo contrário, o próprio contador deve ter essas datas anotadas e programadas com bastante antecedência.

Assim que os prazos são perdidos e os compromissos só chegam aos gestores em um prazo mais apertado, a contabilidade apresenta um grau de descomprometimento muito sério e justifica a troca de contabilidade.

3. Documentos desorganizados e pouco acessíveis

Toda informação fiscal precisa ser armazenada e ficar disponível para consulta da empresa que contrata o serviço. Deste modo, os extratos e demonstrativos financeiros precisam ser objetivos e facilmente acessados por parte do gestor.

Mesmo diante disso, algumas contabilidades ainda insistem em relatórios enviados por e-mail e sem um regramento para padronizá-los. Assim, cabe à própria empresa pedir, coletar e organizar as informações fiscais da empresa. Isso tudo mesmo com uma contabilidade.

Atualmente, o processo da gestão de documentos e informativos financeiros ganha ainda mais importância devido à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Agora, os dados individuais de colaboradores e clientes devem ser anonimizados, isto é, nenhuma característica individual deve estar relacionada a uma pessoa.

Uma vez que isso não aconteça e os dados vazem, a empresa pode ser punida com advertências ou multas que consideram o faturamento mensal da empresa.

Como trocar de contabilidade?

Trocar de contabilidade é algo fácil e que dificilmente gera problemas à empresa. Inclusive, muitas vezes a nova equipe contábil pode até mesmo reformular processos e garantir economias imediatas para o seu negócio.

Especialmente quando você conta com uma contabilidade digital, a mudança e a agilidade extra são características comuns e mais notáveis para novas empresas.

Por não haver nenhuma restrição e utilizar a tecnologia a favor da gestão contábil, a contabilidade fica mais fácil e assertiva, gerando uma boa impressão imediata entre os gestores pouco familiarizados com as novas soluções contábeis.

Abaixo você encontra tudo o que precisa saber para trocar de contabilidade com o máximo de segurança!

1. Consulte o contrato ativo

Antes de trocar de contabilidade, você precisa consultar o contrato previamente assinado entre a sua empresa e o contador responsável. A leitura é indispensável porque alguns contratos contam com cláusulas que preveem multa ou aviso prévio antes da rescisão definitiva.

A leitura precisa ser bem atenta e todos os pontos que impeçam o rompimento precisam ser destacados ou previamente alinhados junto à contabilidade posteriormente. Assim, você evita que haja qualquer tipo de problema no futuro.

2. Verifique pendências

Após a leitura do contrato, você precisa procurar pendências com o seu atual contador e buscar por situações até então não resolvidas. Geralmente, os principais exemplos são renegociações ativos junto às esferas municipais, estaduais e federais.

Porém, ao invés de verificar todo o período da parceria entre a empresa e a contabilidade, foque apenas nos últimos cinco anos. A partir disso, você consegue ter uma dimensão mais completa e conseguir alinhar todas as pendências antes da mudança definitiva.

Por fim, vale destacar que, caso encontre algum erro, isso não pode e nem deve atrasar sua troca de contabilidade. Pelo contrário, a mudança pode ser feita e o antigo escritório deve assumir a responsabilidade pelo seu engano.

3. Formalize o pedido de rescisão contratual

Após tomar a sua decisão de trocar de contabilidade, você, gestor, precisa informar o escritório contábil da sua decisão através de um e-mail ou mesmo por meio de uma carta assinada pelo representante do contrato em vigor.

Além dos agradecimentos, a carta deve deixar claro alguns assuntos para que o pedido dê andamento. Entre os temas que não podem faltar estão:

• O pedido formal do encerramento do contrato (caso haja necessidade, você pode citar a cláusula que permite o encerramento definitivo);
• A data até o encerramento definitivo ou o período até a descontinuidade do contrato;
• A requisição dos documentos relevantes a empresa, como logins, e-mails e documentações físicas e digitalizadas.

Especialmente o último item pode causar atrasos até o encerramento do contrato. Portanto, para agilizar todo o processo de descontinuidade, tente sugerir prazos para que os pedidos sejam cumpridos.

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A Qualic Contabilidade Digital é uma empresa contábil focada em resultados realmente relevantes através da integração das novas tecnologias fiscais disponíveis. Atendendo empresas dos segmentos de comércio, condomínio, ecommerce, saúde, serviços e tecnologia, a contabilidade conta com planos focados em diferentes portes de empresas.

Mesmo assim, todos os planos contam com atenção especial e todas as ferramentas para que você, gestor, consiga fazer uma contabilidade completa. Entre os serviços estão:

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